La contabilidad adecuada y organizada depende principalmente de usted. Ya sea que trabaje por cuenta propia o sea propietario de un negocio, existen obligaciones contables que se deben cumplir. Use este artículo para saber qué documentos debe presentar por formulario cada mes fiscal, cuándo y cómo.
¿Qué documentos necesita proporcionar a su contador mensualmente?
El primer paso para llevar una contabilidad adecuada es registrar todos los documentos. Para ello, es necesario proporcionar al contador mensual una serie de documentos, de la siguiente manera:
- facturas emitidas a clientes
- facturas recibidas de proveedores (bienes, materias primas, consumibles, servicios, alquileres, servicios públicos, etc.)
- recibos de combustible (si se descuenta el combustible de la empresa) acompañados de las guías de embarque
- reporte de gastos
- ingresos
- Estados de cuenta bancarios
- recibo de impuestos
- NIR (si tiene un negocio comercial)
- avisos que acompañan a las mercancías
- informes de ventas de la caja registradora.
También mensualmente, también debe proporcionar a su contador los documentos relacionados con sus empleados:
- Lista de asistencia
- solicitudes de vacaciones
- hojas medicas
- premios/bonificaciones otorgadas.
También debe presentar a su contador otros documentos como:
- acuerdos de compra/servicio o documentos adicionales relacionados
- contratos de patrocinio
- contratos de arrendamiento, etc
Importante: En el caso de un contrato de arrendamiento, es recomendable poner a disposición del contador no solo el contrato, sino también las facturas anticipadas y las facturas mensuales posteriores relacionadas con las cuotas del arrendamiento.
¿Cuándo hay que entregar los documentos al contador?
Como regla general, los documentos para la contabilidad se entregan al contador a principios del próximo mes para el mes anterior (la mayoría de las veces, el período 1-10).
¿Cómo les das?
Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al enviar documentos:
- Los documentos pueden ser entregados
- físicamente, en la oficina del contador
- por mensajería
- en el correo electrónico
- 100% digital, en el caso de los servicios de contabilidad online.
- Para estar seguro de entregar todos los documentos, puede elaborar un comprobante de centralización.
- No olvide entregar los documentos al contador a tiempo para darle tiempo de ingresar a la contabilidad. Por lo tanto, es una ventaja para usted porque sabrá más rápidamente lo que tiene que pagar al presupuesto del estado (impuestos, tasas, IVA, etc.).
- También es importante informar al contador de cualquier cambio que se haya producido dentro de la empresa: terminación de relaciones contractuales (con empleados/proveedores/clientes), nuevos contratos, adquisiciones intracomunitarias, etc. Toda esta información puede afectar sus obligaciones de presentación y pago, por lo que debe advertir a tiempo para tributar correctamente.
- Puede facilitar en gran medida la transferencia de datos y documentos para el contador cuando no tiene que perder tiempo desplazándose a la oficina. Para ello, puede utilizar los servicios de contabilidad en línea. Así, a través de una plataforma inteligente, tienes un contador dedicado a tu negocio, más tiempo para tu negocio y documentos subidos a la aplicación a tiempo.
Mantenga la documentación de su contador segura para asegurarse de tener registros contables precisos. Solo así las declaraciones se presentarán en tiempo y forma y no tendrás dificultad para pagar tus impuestos ANAF.
