En el ámbito de una contabilidad precisa, la gestión transparente de todos los activos empresariales es fundamental. Aquí es donde los registros de artículos de inventario cobran protagonismo. ¿Te has preguntado qué representan estos registros, cómo se llevan a cabo y quién tiene la responsabilidad de mantenerlos? Profundiza en este artículo y despeja todas tus dudas.
¿Qué es un artículo de inventario?
Aunque muchas veces se los confunde con activos fijos, debes saber que los artículos de inventario son bienes (activo circulante).
- usado menos de un año
- reconocido en contabilidad como un costo total en el momento de la adquisición y puesta en marcha
- con un valor de compra individual de menos de 2.500 lei
- que no se deprecia (precisamente porque se reconocen como un gasto total)
La categoría de artículos de inventario incluye:
- computadora
- las impresoras
- equipo de trabajo
- dispositivos de medida y control
- los moldes utilizados en la fabricación de ciertos productos y otros artículos similares
- herramientas, dispositivos, probadores, dispositivos de medición y control
- equipos de proteccion y trabajo
- uniformes de servicio
- equipo deportivo
- equipo alpino/militar
- embalaje utilizado en el interior de la unidad, etc.
Importante:
- Dado que los artículos de inventario no se deprecian, todos los gastos con estos activos afectan directamente la utilidad de la empresa.
- Los artículos de inventario pueden entrar en la gestión de una empresa a través de
- adquisición
- producción propia
- donaciones
- asumir
- o las aportaciones en especie de los accionistas.
¿Cómo se contabilizan los artículos de inventario en la contabilidad?
Para resaltar artículos de inventario de los recursos de la empresa, se utilizan las siguientes cuentas:
- cuenta 303 «Materiales de la naturaleza de los artículos de inventario»
- cuenta 323 «Materiales de la naturaleza de artículos de inventario en proceso de suministro»
- cuenta 603 «Gastos por materiales que tienen el carácter de existencias»
- cuenta 8035 «Existencias del carácter de artículos de inventario puestos en uso».
Registros de inventario: ¿quién los mantiene y cómo?
Además de verificar periódicamente que se hayan presentado todas las declaraciones, también se debe prestar atención a la precisión de los datos registrados en la contabilidad y la gestión patrimonial.
Al igual que con las publicaciones del libro mayor, la publicación de artículos de inventario es responsabilidad del contador. Los artículos del inventario deben estar claramente documentados.
¿Quién necesita realizar un seguimiento de los artículos del inventario?
Al igual que con las publicaciones del libro mayor, la publicación de artículos de inventario es responsabilidad del contador. Los artículos del inventario deben estar claramente documentados.
¿Cómo debo rastrear mis artículos de inventario?
Registro de artículo de inventario, un registro (copia electrónica o impresa – Formulario de registro de material para la naturaleza del artículo de inventario en uso (Código 14-3-9))
Se puede descargar una plantilla editable para esta lista desde:
¿Qué debo saber sobre esta lista?
- Es el documento mediante el cual se mantienen los registros materiales de la naturaleza de los elementos del inventario hasta que se retiran de uso.
- Se redacta en un solo ejemplar, sobre la base de los documentos justificativos
- Se archiva en el departamento contable-financiero.
- Esta lista incluye información pertinente sobre las existencias bajo gestión. Esta es la información que debe incluir:
- la fecha de compra de los bienes
- la fecha en que se utilizaron los bienes
- el valor de los bienes
- mercancías canceladas (desechadas).
- bienes que NO han sido utilizados, etc.
¿Qué documentos necesita para realizar un seguimiento de los artículos de inventario?
Así como se requieren documentos de respaldo para los registros contables, solo para realizar un seguimiento de los artículos del inventario, es necesario proporcionar al contador:
- la factura de compra y el NIR (nota de recibo y evaluación de discrepancia)
- Hoja de almacenamiento – para el registro operativo de las existencias
- la hoja de inventario de los materiales de la naturaleza de los artículos de inventario puestos en uso
- buen consumo – el documento justificativo que forma la base del registro de las salidas de la gestión
¡Importante!
Los artículos de inventario se pueden excluir de la lista
- o en venta (mediante el traspaso de las existencias a la cuenta de bienes, junto con el registro de la venta y su baja de gestión. Cabe señalar que la venta de existencias generará para la empresa ingresos incluidos en la base imponible
- o por desguace, sobre la base de un registro de desmantelamiento o degradación de determinados activos materiales. Por lo tanto, para la empresa se registra un gasto deducible para la compañía.
Estos son algunos de los aspectos contables y fiscales de una de las partidas de balance más conocidas: las existencias. Asegúrese de que estén debidamente registrados en los libros con la ayuda de su contador.
Importancia de los registros de artículos de inventario
Los registros de artículos de inventario son esenciales para cualquier negocio que quiera tener un control exacto sobre sus activos. Estos registros no solo ayudan a mantener un seguimiento de los bienes, sino que también son cruciales para la contabilidad y la gestión patrimonial.
Diferenciación entre artículos de inventario y activos fijos
Aunque muchas veces se los confunde con activos fijos, los artículos de inventario tienen características distintas. Son bienes considerados como activo circulante, utilizados por menos de un año y reconocidos en contabilidad como un costo total en el momento de su adquisición.
Gestión adecuada de los registros
La gestión adecuada de los registros de artículos de inventario es esencial para cualquier negocio. Permite un seguimiento preciso de los activos circulantes y garantiza una contabilidad correcta. Es responsabilidad del contador llevar a cabo un registro detallado de estos artículos, utilizando documentos justificativos como facturas de compra, hojas de almacenamiento y notas de recibo.
Conclusión:
Una gestión eficiente de los registros de artículos de inventario no solo asegura la precisión contable, sino que también contribuye a la salud financiera y operativa de la empresa.
Preguntas Frecuentes:
¿Qué es un artículo de inventario?
Un artículo de inventario es un bien considerado como activo circulante, utilizado por menos de un año y reconocido en contabilidad como un costo total en el momento de su adquisición. No se deprecia y puede incluir herramientas, dispositivos, uniformes de servicio, equipo deportivo, entre otros.
¿Cómo se diferencian los artículos de inventario de los activos fijos?
A diferencia de los activos fijos, los artículos de inventario tienen una vida útil de menos de un año y se reconocen en contabilidad como un costo total en el momento de su adquisición.
¿Quién es responsable de mantener los registros de los artículos del inventario?
La responsabilidad de mantener los registros de los artículos del inventario recae en el contador. Es esencial que estos artículos estén claramente documentados.
¿Qué documentos son necesarios para llevar un seguimiento de los artículos de inventario?
Para realizar un seguimiento adecuado, es necesario proporcionar al contador documentos como la factura de compra, la hoja de almacenamiento, la hoja de inventario de los materiales, entre otros.
¿Es posible excluir artículos de inventario de la lista?
Sí, los artículos de inventario pueden ser excluidos de la lista ya sea por venta o por desguace, dependiendo de las circunstancias y la naturaleza del artículo.
¿Qué impacto tienen los artículos de inventario en la utilidad de la empresa?
Dado que los artículos de inventario no se deprecian, todos los gastos relacionados con estos activos afectan directamente la utilidad de la empresa.
¿Cómo se contabilizan los artículos de inventario en la contabilidad?
Para resaltar los artículos de inventario en los recursos de la empresa, se utilizan cuentas específicas como la cuenta 303, la cuenta 323, la cuenta 603, entre otras.